Termeni și condiții

1. Identitatea FinStream și domeniul de aplicare

Contactul contractual și operațional este contact@finstream.ro. Orice adresă specială comunicată ulterior de FinStream pentru securitate, suport sau protecția datelor va prevala pentru categoria respectivă de solicitări.

Termenii formează un contract obligatoriu între FinStream și persoana juridică, PFA-ul sau profesionistul care contractează Serviciul („Clientul”). Persoana fizică ce acceptă Termenii în numele Clientului declară că are capacitatea și autoritatea necesare pentru a angaja Clientul.

2. Definiții

„Client” — persoana juridică, PFA-ul, profesionistul sau firma de contabilitate care achiziționează Serviciul.

„Companie administrată” — entitatea juridică înrolată într-un Workspace de către Client și în numele căreia sunt preluate facturi ori sunt facilitate plăți.

„Workspace” — spațiul organizațional logic în care Clientul administrează Companii, Utilizatori, roluri, conturi și politici.

„Administrator” — Utilizatorul căruia Clientul i-a acordat drepturi administrative în Workspace sau la nivelul unei Companii.

„Utilizator autorizat” — persoana căreia Clientul ori un Administrator i-a acordat acces la Serviciu și anumite permisiuni.

„Inițiator” — Utilizatorul autorizat care selectează facturi și pregătește ori transmite o solicitare de plată.

„Aprobator” — Utilizatorul autorizat care aprobă sau respinge o solicitare de plată în cadrul unui workflow.

„PIS” — serviciul reglementat de inițiere a plății furnizat, în prezent, de SmartFintech S.R.L. sau de alt prestator autorizat indicat de FinStream. Orice referire la „PIS” desemnează atât serviciul, cât și prestatorul acestuia.

„Payment Evidence Record” — înregistrarea electronică, versionată și protejată integrității, asociată unei operațiuni de plată.

„Serviciu” — platforma SaaS FinStream și funcțiile contractate, fără a include serviciile independente furnizate de ANAF, bănci, PIS sau alți terți.

„Zi lucrătoare” — o zi, alta decât sâmbăta, duminica ori o sărbătoare legală în România.

3. Eligibilitate și caracter exclusiv B2B

Serviciul este destinat exclusiv utilizării profesionale. Consumatorii, respectiv persoanele fizice care acționează în scopuri din afara activității comerciale, industriale, de producție, artizanale sau profesionale, nu sunt eligibili.

Clientul declară că utilizează Serviciul numai pentru activitatea sa profesională sau pentru activitatea Companiilor administrate în baza unor mandate, împuterniciri ori drepturi valide.

FinStream poate refuza, suspenda sau înceta accesul atunci când există indicii rezonabile că o persoană utilizează Serviciul în calitate de consumator, fără mandat sau pentru o activitate interzisă.

4. Natura și limitele Serviciului

FinStream este o platformă SaaS care facilitează preluarea și prezentarea facturilor din sistemul RO e-Factura, configurarea controalelor interne, selectarea facturilor și transmiterea către un prestator PIS a informațiilor necesare inițierii unei plăți.

FinStream nu este bancă, instituție de credit, instituție de plată, emitent de monedă electronică, contabil, consultant fiscal, avocat, auditor sau administrator al fondurilor Clientului, cu excepția cazului în care un document semnat expres prevede altfel.

FinStream nu deține și nu controlează fondurile Clientului. FinStream nu accesează soldul conturilor bancare în cadrul funcționalităților disponibile la data versiunii 1.1, nu poate garanta existența fondurilor și nu execută transferul bancar. Ordinul este autorizat de Utilizator și procesat prin PIS și banca relevantă.

Funcțiile viitoare de informare cu privire la conturi, sold sau reconciliere vor fi supuse unor condiții și informări suplimentare înainte de activare.

5. Înregistrarea și acceptarea documentelor contractuale

Clientul este obligat să furnizeze informații exacte, complete și actualizate. FinStream poate solicita documente sau informații rezonabile pentru verificarea identității, autorității, eligibilității, securității ori conformității.

Acceptarea electronică a Termenilor, a DPA-ului, a politicilor aplicabile și a comenzii comerciale produce efecte juridice. FinStream păstrează versiunea documentului, data și ora UTC, identitatea actorului, metoda de acceptare și alte elemente de probă rezonabile.

În cazul unui conflict, ordinea de prioritate este: (a) un acord enterprise sau comandă semnată; (b) DPA-ul pentru aspectele de protecție a datelor; (c) SLA-ul; (d) acești Termeni; (e) politicile operaționale. O configurație din aplicație nu modifică implicit contractul.

6. Onboarding-ul Companiilor și validarea prin ANAF

O Companie poate fi înrolată numai dacă utilizatorul prezintă un certificat digital valid și mecanismele ANAF confirmă dreptul de acces la respectiva Companie. FinStream se bazează pe răspunsurile și mecanismele ANAF ca sursă externă de validare.

FinStream nu garantează că validarea ANAF reflectă toate limitările interne, contractuale sau corporative ale mandatului utilizatorului. Clientul este responsabil să se asigure că persoana are și păstrează mandatul necesar pentru toate operațiunile efectuate.

Dacă ANAF nu confirmă accesul, certificatul este invalid sau verificarea nu poate fi finalizată, onboarding-ul este refuzat sau suspendat.

7. Certificate digitale și revalidarea accesului

FinStream verifică periodic validitatea certificatului și, unde este disponibil, statutul de revocare și drepturile relevante. La detectarea unui certificat invalid, expirat, revocat sau neacceptat, FinStream poate suspenda accesul asociat.

Suspendarea certificatului-rădăcină se poate răsfrânge asupra tuturor Utilizatorilor și drepturilor create în baza acestuia. Accesul poate fi restabilit după prezentarea și validarea unui certificat nou și, după caz, reverificarea mandatului.

Clientul trebuie să notifice fără întârziere compromiterea, pierderea, revocarea, expirarea ori utilizarea neautorizată a unui certificat. FinStream nu stochează cheia privată sau PIN-ul certificatului.

8. Workspace-uri, roluri și utilizatori autorizați

Clientul administrează structura Workspace-ului, Utilizatorii, rolurile, Companiile și permisiunile. Orice acțiune efectuată de un Utilizator cu drepturi valabile este atribuită Clientului în măsura permisă de lege.

Clientul este responsabil pentru: acordarea minimului necesar de privilegii; revizuirea periodică a accesului; eliminarea imediată a foștilor angajați sau colaboratori; protejarea conturilor; configurarea corectă a workflow-urilor; și monitorizarea activității proprii.

Dezactivarea unui Utilizator determină invalidarea sesiunilor și tokenurilor sale, blocarea inițierii și aprobării plăților și eliminarea accesului la date, conform controalelor tehnice implementate. Plățile în lucru pot fi blocate, anulate ori reatribuite potrivit stării și politicii aplicabile.

Funcția 4-eyes review este un control suplimentar. Ea nu constituie o garanție că erorile, fraudele sau abuzurile interne vor fi prevenite.

9. Conectarea și administrarea conturilor bancare

Fiecare cont bancar utilizabil pentru plăți trebuie asociat unei singure Companii în FinStream. O Companie poate avea mai multe conturi, inclusiv în monede diferite și la bănci diferite.

FinStream aplică validări server-side pentru a preveni utilizarea unui cont asociat altei Companii. Clientul nu poate ocoli această mapare și trebuie să verifice contul selectat înainte de confirmare.

Conturile nou adăugate pot necesita verificare prin micro-transfer sau altă metodă de verificare. O verificare prin micro-transfer demonstrează controlul operațional asupra contului sursă, nu neapărat dreptul juridic absolut de proprietate, dacă banca nu confirmă titularul.

Un cont neverificat, suspendat, revocat, arhivat sau neeligibil nu poate fi utilizat pentru inițierea unei plăți. Asocierea dintre un cont verificat și Companie nu poate fi modificată retroactiv; schimbarea impune un nou record și o nouă verificare.

10. Facturile și informațiile preluate din RO e-Factura

FinStream preia și afișează date furnizate de ANAF și/sau de Client. FinStream nu creează factura, nu verifică realitatea operațiunii economice și nu garantează exactitatea, legalitatea, autenticitatea, tratamentul TVA, scadența, IBAN-ul furnizorului sau caracterul datorat al sumei.

Clientul trebuie să verifice fiecare factură înainte de plată, inclusiv identitatea furnizorului, suma, moneda, contul beneficiar, scadența, eventualele stornări, plăți deja efectuate ori litigii comerciale.

FinStream nu garantează că informațiile ANAF sunt disponibile, complete, actualizate ori lipsite de erori și nu răspunde pentru întârzieri, indisponibilitate sau modificări ale sistemului RO e-Factura aflate în afara controlului său rezonabil.

11. Inițierea și aprobarea plăților

Utilizatorul selectează facturile, Compania și contul sursă. Înainte de transmiterea către PIS, FinStream prezintă un ecran de confirmare cu informațiile esențiale, inclusiv Compania, contul sursă mascat, numărul facturilor, totalul, moneda și beneficiarii.

Confirmarea exprimă intenția Utilizatorului autorizat de a transmite instrucțiunea către PIS. FinStream nu verifică rațiunea economică ori intenția comercială a Utilizatorului.

În cadrul unui workflow de aprobare, plata este transmisă numai după îndeplinirea regulilor configurate. Clientul răspunde pentru proiectarea și actualizarea acestor reguli.

Clientul este responsabil să aibă fonduri suficiente și să se asigure că banca, contul și utilizatorii sunt eligibili. Lipsa fondurilor, refuzul băncii, limitele bancare sau autentificarea nereușită nu constituie neexecutare de către FinStream.

O operațiune deja transmisă către PIS sau bancă poate deveni irevocabilă potrivit regulilor prestatorului și legislației de plată. FinStream nu garantează anularea sau recuperarea fondurilor.

12. Relația cu prestatorul PIS și furnizorii terți

Serviciul de inițiere a plății este prestat de PIS, în prezent SmartFintech S.R.L., CUI 41251980, nr. Registrul Comerțului J40/7728/2019, instituție de plată autorizată de Banca Națională a României și înscrisă în Registrul instituțiilor de plată sub nr. IP-RO-0011/02.04.2021, verificabil la https://www.bnr.ro/24410-registrul-institutiilor-de-plata-active. PIS acționează în baza propriilor autorizații, fluxuri și condiții. Schimbarea prestatorului PIS va fi notificată Clientului potrivit art. 33. FinStream furnizează interfața, controalele și transmiterea tehnică, dar nu preia obligațiile legale ale PIS.

Clientul poate fi obligat să accepte termenii PIS sau ai băncii. În caz de conflict privind executarea operațiunii de plată, răspunderea se stabilește în funcție de rolul și controlul efectiv al fiecărei părți și de normele imperative aplicabile.

FinStream utilizează furnizori precum AWS, Okta, Cloudflare, Resend și alți subprocessors comunicați conform politicii de confidențialitate și DPA. GitHub și Plane sunt utilizate intern și nu trebuie să conțină date operaționale de producție, exceptând cazurile controlate și minimizate.

13. Legal Evidence Framework și valoarea probatorie

Pentru fiecare plată, FinStream creează un Payment Evidence Record cu identificator unic și schemă versionată. Înregistrarea poate conține metadate ale certificatului, actorii, rolurile, aprobările, contextul tehnic, documentele acceptate, hash-ul payload-ului PIS, starea plății și identificatorii furnizorilor.

Înregistrările sunt protejate prin mecanisme de integritate, care pot include hashing, canonicalizare, legare criptografică și semnare digitală. Înregistrările istorice nu sunt suprascrise atunci când permisiunile, conturile sau politicile se modifică.

Clientul recunoaște că aceste evidențe, jurnalele de audit, timestamp-urile UTC, confirmările și răspunsurile furnizorilor pot fi utilizate ca mijloace de probă. Ele nu constituie „dovadă irefutabilă”; instanța sau autoritatea competentă stabilește valoarea probatorie.

Clientul nu poate șterge sau altera Payment Evidence Records. FinStream le poate păstra și după încetarea contractului pentru obligații legale, securitate, fraudă și apărarea drepturilor.

14. Obligațiile Clientului și ale Utilizatorilor

Clientul trebuie să utilizeze Serviciul cu diligența unui profesionist și să respecte legislația, mandatele, politicile interne și contractele sale.

Fără a limita celelalte obligații, Clientul trebuie să: verifice facturile și beneficiarii; mențină datele actualizate; protejeze parolele, certificatele și dispozitivele; activeze controalele disponibile; revizuiască accesul; raporteze incidentele fără întârziere; păstreze propria arhivă contabilă; și coopereze la investigații.

Clientul răspunde pentru Utilizatorii săi, pentru Companiile administrate, pentru autoritatea acordată și pentru acțiunile efectuate cu credențiale ori certificate aflate sub controlul său, cu excepția cazului în care dovedește o culpă exclusivă a FinStream care nu putea fi prevenită prin măsuri rezonabile.

15. Securitate și utilizare acceptabilă

Clientul nu va: partaja credențiale; utiliza certificatul altei persoane fără drept; evita controalele; testa vulnerabilități fără autorizare; introduce malware; efectua scraping sau automatizare neautorizată; reverse-engineer; suprasolicita infrastructura; utiliza Serviciul pentru fraudă, spălare de bani, evaziune, sancțiuni sau alte activități ilegale.

FinStream poate aplica rate limits, verificări suplimentare, blocări temporare, suspendări și măsuri antifraudă. FinStream nu este obligată să divulge regulile interne de detectare dacă divulgarea ar reduce eficiența ori securitatea.

Clientul are obligația de a lua măsuri rezonabile pentru limitarea prejudiciului, de a nu continua o operațiune despre care știe că este afectată și de a furniza informațiile necesare investigației.

16. Disponibilitatea Serviciului, performanță și mentenanță

FinStream urmărește o disponibilitate lunară de 95% pentru componenta principală a aplicației, calculată conform Anexei 1. Disponibilitatea sub 95% poate genera service credits numai în condițiile Anexei 1.

FinStream nu oferă un SLA de latență pentru API-uri. Obiectivul operațional pentru răspunsul paginilor și al API-urilor este sub 5 secunde, dar acesta este un target de performanță, nu o garanție contractuală și nu generează service credits.

Din măsurare se exclude timpul de așteptare cauzat de ANAF, PIS, bănci, autentificarea în sisteme externe, exporturi neobișnuit de mari, operațiuni batch, rețelele Clientului și alte dependențe externe.

Mentenanța planificată este notificată cu cel puțin 24 de ore înainte și organizată, de regulă, în afara intervalului 09:00–18:00 ora României în Zile lucrătoare sau în weekend. Mentenanța planificată este limitată la 8 ore pe lună, exceptând intervențiile urgente de securitate ori continuitate.

17. Suport și gestionarea incidentelor

Aplicația poate fi accesată 24/7, sub rezerva SLA-ului. Suportul standard este prestat în intervalul comunicat de FinStream, iar suportul de urgență pentru Severity 1 este disponibil 24/7.

Țintele inițiale de răspuns sunt: Severity 1 — 30 minute; Severity 2 — 2 ore în programul de suport; Severity 3 — 1 Zi lucrătoare; Severity 4 — 2 Zile lucrătoare. Acestea sunt ținte de răspuns, nu garanții de rezolvare.

FinStream prioritizează operațiunile de plată în intervalul 09:00–18:00 ora României în Zile lucrătoare. Pentru incidente majore atribuite FinStream, la cererea Clientului, FinStream poate furniza un raport post-incident care nu va include informații ce ar crea riscuri de securitate.

18. Abonamente, facturare și plată

FinStream oferă abonamente lunare și anuale. Prețul, limitele, funcționalitățile și taxele tranzacționale sunt cele din comanda, oferta ori pagina de abonament acceptată de Client.

Facturile sunt scadente în 30 de zile de la emitere, dacă nu se convine altfel. Clientul va achita toate taxele, impozitele și costurile aplicabile, cu excepția impozitelor pe venitul FinStream.

În absența unei erori de facturare sau a unei obligații legale, taxele plătite nu sunt rambursabile. Clientul trebuie să conteste o factură într-un termen rezonabil și să achite partea necontestată.

19. Upgrade, downgrade și modificarea prețurilor

Upgrade-ul la un plan superior intră în vigoare imediat. Diferența de preț se calculează proporțional pentru perioada rămasă din ciclul de facturare.

Downgrade-ul intră în vigoare la următoarea reînnoire sau dată de facturare. Clientul trebuie, înainte de acel moment, să reducă numărul de Companii, Utilizatori, tranzacții ori funcții utilizate sub limitele planului inferior. În caz contrar, downgrade-ul poate fi amânat sau utilizarea excedentară poate fi taxată.

FinStream poate modifica prețurile cu notificare de cel puțin 30 de zile. Pentru abonamentele anuale achitate, noul preț se aplică la reînnoire; pentru abonamentele lunare, la primul ciclu început după expirarea notificării. Clientul poate refuza modificarea prin nereînnoire.

20. Service credits

Service credits sunt disponibile exclusiv pentru indisponibilitatea eligibilă atribuibilă FinStream și se acordă numai la cererea Clientului transmisă în cel mult 60 de zile de la incident.

Creditul se aplică exclusiv unei facturi viitoare, nu este plătibil în numerar, nu poate depăși abonamentul serviciului afectat și expiră dacă nu poate fi aplicat în 12 luni.

Clientul trebuie să descrie incidentul și perioada afectată, să aibă toate facturile scadente achitate și să coopereze cu investigația. FinStream verifică solicitarea pe baza propriei monitorizări și a dovezilor disponibile.

Creditul de disponibilitate se calculează o singură dată pentru luna calendaristică, pe baza disponibilității totale, și nu se cumulează pe incidente. Maximum pentru disponibilitate este 20%; plafonul cumulat pentru toate creditele SLA dintr-o lună este 50% din abonamentul lunar.

Service credits reprezintă remediul contractual exclusiv pentru încălcarea SLA, în limitele permise de lege. Nu este permisă recuperarea dublă pentru același prejudiciu.

21. Suspendarea Serviciului

FinStream poate suspenda Serviciul după 30 de zile de la emiterea unei facturi neachitate. FinStream va încerca să transmită o notificare înainte de suspendare, dar omisiunea notificării nu anulează obligația de plată.

FinStream poate suspenda imediat accesul pentru fraudă suspectată, risc de securitate, certificat invalid, utilizare ilegală, încălcarea Acceptable Use Policy, cererea unei autorități, protecția fondurilor ori prevenirea unui prejudiciu.

Suspendarea nu elimină obligațiile de plată și nu anulează operațiunile deja transmise către PIS. Reactivarea poate fi condiționată de remedierea cauzei, plata restanțelor și reverificarea securității.

22. Durata, reînnoirea și încetarea

Abonamentul se încheie pentru perioada lunară sau anuală convenită și se reînnoiește automat pentru perioade succesive egale, dacă Clientul nu notifică nereînnoirea cu cel puțin 30 de zile înainte.

Notificarea de încetare oprește reînnoirea. Clientul păstrează accesul și suportul până la finalul perioadei deja plătite. Sumele aferente perioadei rămase nu se rambursează.

Clientul poate solicita dezactivarea accesului înainte de expirare, fără rambursare. FinStream poate înceta imediat contractul pentru fraudă, risc grav, activități ilegale, încălcare materială neremediată, insolvență în condițiile legii ori ordin al autorității.

23. Efectele încetării și exportul datelor

La expirarea perioadei plătite, dreptul de utilizare și suportul încetează, inițierea și aprobarea plăților sunt dezactivate, sincronizarea e-Factura se oprește și accesul Utilizatorilor este suspendat.

Operațiunile deja transmise către PIS continuă potrivit stării lor și nu sunt anulate automat. Toate sumele datorate rămân exigibile.

Clientul beneficiază de o perioadă de export de 30 de zile, cu excepția suspendării pentru securitate, fraudă sau ordin legal. Exportul poate include facturi, istoricul plăților, aprobări și rapoarte de evidență disponibile.

După perioada de export, datele operaționale intră într-o perioadă de soft deletion de până la 90 de zile. Datele cu obligație de retenție sunt arhivate și accesibile numai prin procese controlate.

24. Protecția datelor și subprocessors

Prelucrarea datelor cu caracter personal este reglementată de Politica de confidențialitate și, după caz, de DPA. Pentru conținutul Clientului, FinStream poate acționa ca persoană împuternicită; pentru securitate, facturare, prevenirea fraudei și administrarea contractului, FinStream poate acționa ca operator independent.

Datele de producție și backup-urile sunt găzduite în regiuni AWS din UE, regiunea principală fiind Frankfurt. FinStream urmărește ca datele operaționale să nu părăsească Europa, sub rezerva validării tehnice și contractuale a accesului furnizorilor.

Furnizorii relevanți includ AWS, Okta, PIS (în prezent, SmartFintech S.R.L.), Cloudflare și Resend. Lista actualizată și mecanismul de notificare sunt prevăzute în DPA și Subprocessor Register.

Amazon Bedrock este utilizat pentru un chatbot cu domeniu limitat. Chatbotul nu acceptă facturi și nu trebuie utilizat pentru date sensibile. FinStream urmărește zero retention și dezactivarea logging-ului conținutului, unde configurația permite. Datele Clientului nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor.

25. Retenția, arhivarea și ștergerea datelor

FinStream aplică termene diferențiate. La data versiunii 1.1: facturile RO e-Factura — 7 ani de la încheierea exercițiului financiar; Payment Evidence Records — 10 ani de la evenimentul final; dovezi contractuale — durata contractului plus 10 ani; application logs — 90 zile; authentication logs — 24 luni; backup-uri zilnice — 35 zile; backup-uri lunare — 12 luni.

Payment Evidence Records nu pot fi șterse de Client. Cererile GDPR sunt evaluate pentru ștergere, anonimizare sau păstrare restricționată, în funcție de temeiul aplicabil.

FinStream poate aplica legal hold pentru litigii, reclamații, fraudă, incidente, audit ori cereri ale autorităților. Pe durata legal hold, ștergerea datelor relevante este suspendată.

FinStream nu înlocuiește obligația Clientului de arhivare contabilă și fiscală. Clientul trebuie să exporte și să păstreze documentele necesare potrivit propriei obligații legale.

26. Proprietatea intelectuală și drepturile asupra datelor

Clientul păstrează drepturile asupra facturilor, documentelor, datelor Companiilor și configurațiilor specifice introduse în platformă.

FinStream și licențiatorii săi dețin software-ul, codul, arhitectura, interfața, API-urile, modelele de date generice, mecanismele de audit, know-how-ul, documentația, mărcile și îmbunătățirile reutilizabile.

Clientul primește o licență limitată, neexclusivă, netransferabilă și revocabilă de utilizare pe durata contractului. Clientul acordă FinStream dreptul limitat de a găzdui, copia, transforma și prelucra datele numai pentru furnizarea, securizarea, suportul și îmbunătățirea Serviciului, în limitele DPA.

Payment Evidence Records sunt administrate de FinStream ca evidențe de sistem, iar Clientul are drept de acces și export pentru operațiunile proprii. Nicio prevedere nu transferă Clientului drepturile asupra motorului de evidență.

27. Confidențialitate

Fiecare parte va proteja informațiile confidențiale ale celeilalte cu cel puțin același grad de grijă folosit pentru propriile informații similare și nu mai puțin decât un grad rezonabil.

Informațiile pot fi divulgate angajaților, subcontractanților, avocaților, auditorilor și autorităților numai în măsura necesară și sub obligații adecvate. Obligația nu se aplică informațiilor publice, cunoscute anterior, primite legal sau dezvoltate independent.

La încetare, informațiile sunt returnate, șterse sau păstrate conform retenției, backup-urilor și obligațiilor legale.

28. Declarații, garanții și excluderi

FinStream declară că va furniza Serviciul cu o diligență profesională rezonabilă și va aplica măsurile de securitate descrise în documentația aplicabilă.

În măsura maximă permisă de lege, Serviciul este furnizat „ca atare” și „în funcție de disponibilitate”. FinStream nu garantează funcționarea neîntreruptă, lipsa totală a erorilor, prevenirea oricărei fraude, acceptarea de către orice bancă sau corectitudinea datelor terților.

FinStream nu oferă consultanță juridică, contabilă sau fiscală și nu garantează conformitatea deciziilor Clientului. Clientul trebuie să obțină consultanță proprie.

29. Limitarea răspunderii

În măsura permisă de lege, FinStream nu răspunde pentru decizia de plată, conținutul sau legalitatea facturii, lipsa fondurilor, obligații fiscale, fraude interne, erori ale Utilizatorilor, dispozitive compromise, phishing, malware, pierderea credențialelor, indisponibilitatea ANAF, PIS, băncilor, internetului sau altor terți.

FinStream nu răspunde pentru daune indirecte, incidentale, speciale, punitive sau consecvențiale, pierdere de profit, venit, oportunitate, economii, goodwill, reputație, date ori întreruperea activității, chiar dacă posibilitatea era cunoscută.

Răspunderea totală agregată a FinStream, indiferent de temei, nu va depăși valoarea abonamentelor efectiv plătite de Client pentru Serviciul afectat în cele 12 luni anterioare evenimentului care a generat pretenția.

Plafonul nu se aplică în măsura în care legea interzice limitarea, inclusiv pentru fraudă sau intenție ori culpă gravă, și nu limitează obligațiile specifice imperative ale unui prestator PIS care nu sunt asumate de FinStream.

Clientul trebuie să notifice pretenția fără întârziere nejustificată și să ia măsuri rezonabile pentru limitarea prejudiciului. Nicio parte nu poate obține o dublă recuperare pentru aceeași pierdere.

30. Despăgubiri datorate de Client

Clientul va apăra și despăgubi FinStream pentru pretenții ale terților rezultate din: lipsa mandatului Clientului; utilizarea ilegală; date sau instrucțiuni incorecte; încălcarea drepturilor unei Companii administrate; acțiunile Utilizatorilor; încălcarea proprietății intelectuale prin conținutul Clientului; ori neîndeplinirea obligațiilor fiscale și contabile.

Obligația se aplică numai în măsura în care prejudiciul nu a fost cauzat de culpa proprie a FinStream și cu condiția notificării rezonabile și cooperării în apărare. FinStream poate participa cu propriul avocat pe cheltuiala sa.

31. Forță majoră și evenimente în afara controlului

Nicio parte nu răspunde pentru neexecutarea cauzată de evenimente imprevizibile și inevitabile în afara controlului rezonabil, inclusiv dezastre, război, atacuri extinse, indisponibilitate sistemică, întreruperi energetice, acțiuni ale autorităților sau modificări legislative urgente.

Indisponibilitatea furnizorilor este exclusă din SLA atunci când este în afara controlului rezonabil al FinStream. Excluderea nu se aplică dacă indisponibilitatea a fost cauzată ori prelungită material de selecția neglijentă, configurarea defectuoasă sau lipsa unor măsuri rezonabile de reziliență aflate sub controlul FinStream.

32. Modificarea Termenilor

FinStream poate modifica Termenii cu notificare de cel puțin 30 de zile pentru schimbări materiale. Modificările urgente impuse de lege, securitate ori furnizori pot intra în vigoare mai devreme, cu informare cât mai rapidă.

Dacă Clientul nu acceptă o modificare materială, remediul său este nereînnoirea sau încetarea înainte de data aplicării. Continuarea utilizării după intrarea în vigoare constituie acceptare, dacă legea permite.

FinStream păstrează istoricul versiunilor și dovada notificării sau acceptării.

33. Notificări

Notificările către FinStream se transmit la contact@finstream.ro sau la adresa specială comunicată. Notificările către Client se transmit prin aplicație, e-mailul administratorului ori datele din comandă.

Clientul trebuie să mențină datele actualizate. O notificare electronică este considerată primită la transmitere, dacă nu există un mesaj de eroare, iar o notificare contractuală de încetare produce efecte de la confirmarea recepției sau de la prima Zi lucrătoare după transmitere.

34. Cesiune și subcontractare

Clientul nu poate cesiona contractul fără acordul FinStream, exceptând o reorganizare care nu reduce capacitatea de plată și cu notificare prealabilă. FinStream poate cesiona contractul în cadrul unei reorganizări, finanțări, fuziuni sau vânzări a afacerii, cu respectarea protecției datelor.

FinStream poate utiliza subcontractanți și subprocessors, rămânând responsabilă pentru obligațiile sale contractuale în limitele prevăzute. Furnizorii independenți PIS și băncile răspund pentru propriile servicii.

35. Legea aplicabilă și soluționarea disputelor

Termenii sunt guvernați de legea română. Limba oficială este româna; traducerile au caracter informativ, cu excepția unui acord semnat care prevede altfel.

Înaintea unei acțiuni, părțile vor încerca soluționarea amiabilă timp de 30 de zile de la notificarea scrisă a disputei. Această obligație nu împiedică măsuri urgente, ordonanțe, conservarea probelor sau cereri care riscă prescrierea.

Dacă disputa nu este soluționată, competența revine instanțelor competente din Iași, România, în măsura în care alegerea de competență este validă potrivit legii.

36. Dispoziții finale

Dacă o clauză este invalidă, restul rămâne în vigoare, iar clauza va fi înlocuită cu una validă care reflectă cât mai fidel scopul economic.

Neexercitarea unui drept nu constituie renunțare. Titlurile sunt orientative. Termenii „inclusiv” și „de exemplu” nu sunt limitativi.

Contractul, împreună cu documentele încorporate, constituie acordul integral și înlocuiește înțelegerile anterioare privind Serviciul.

Anexa 1 — SLA și suport

Această anexă face parte din Termeni. În cazul unui acord enterprise semnat, țintele din acel acord prevalează.

1. Disponibilitate lunară

Disponibilitate lunară = (Minute eligibile totale − Minute de indisponibilitate eligibilă) / Minute eligibile totale × 100. Minutele se măsoară prin sistemele FinStream. O indisponibilitate este eligibilă numai dacă funcția principală a aplicației nu poate fi utilizată de majoritatea utilizatorilor afectați și cauza este atribuibilă exclusiv FinStream.

2. Excluderi

• mentenanță planificată notificată
• mentenanță urgentă de securitate
• ANAF, PIS, bănci, Okta, Cloudflare, internet sau alți terți
• acțiuni, configurații, dispozitive sau rețele ale Clientului
• forță majoră
• suspendare permisă
• exporturi mari, batch-uri și autentificări externe
• funcții beta sau gratuite identificate ca atare

3. Service credits pentru disponibilitate

Disponibilitate lunară eligibilă — Credit

• 95% sau mai mult — 0%
• Sub 95%, dar cel puțin 90% — 5%
• Sub 90%, dar cel puțin 85% — 10%
• Sub 85% — 20%

Creditele se solicită în maximum 60 de zile, se aplică unei facturi viitoare, nu sunt plătibile în numerar, expiră după 12 luni și sunt condiționate de achitarea facturilor scadente. Plafonul lunar agregat este 50%, iar creditul de disponibilitate este limitat la 20%.

4. Performanță

Nu există SLA de latență API. Target-ul operațional pentru pagini și API este sub 5 secunde, cu excluderea timpului de așteptare determinat de sisteme externe și operațiuni mari.

5. Mentenanță

Notificare de minimum 24 de ore; în afara 09:00–18:00 ora României în Zile lucrătoare ori în weekend; maximum 8 ore/lună, cu excepția urgențelor.

6. Severități și timp de răspuns

Severitate — Exemplu — Țintă răspuns

• S1 Critic — Platformă indisponibilă, incident major de securitate, plăți blocate generalizat — 30 minute, 24/7
• S2 Ridicat — Funcție majoră indisponibilă, impact semnificativ — 2 ore în programul de suport
• S3 Mediu — Degradare cu workaround — 1 Zi lucrătoare
• S4 Scăzut — Întrebare, defect minor, cerere funcțională — 2 Zile lucrătoare

Anexa 2 — Matrice de responsabilități

Domeniu — Responsabil principal — Observație

• Identitatea și mandatul utilizatorului — Client / ANAF — FinStream se bazează pe validarea ANAF și controalele proprii.
• Conținutul și legalitatea facturii — Client — FinStream afișează datele, nu certifică operațiunea economică.
• Decizia de plată — Client / Utilizator autorizat — FinStream nu verifică intenția comercială.
• Maparea Companie–cont bancar — FinStream și Client — FinStream aplică validarea; Clientul declară și verifică datele.
• Fonduri suficiente și limite bancare — Client / bancă — FinStream nu are acces la sold la go-live.
• Transmiterea corectă a payload-ului către PIS — FinStream — Limitat la controlul tehnic FinStream.
• Executarea plății — PIS / bancă — Conform Legii 209/2019 și contractelor relevante.
• Roluri și permisiuni — Client — FinStream execută configurația.
• Securitatea platformei — FinStream — În limitele responsabilității SaaS și shared responsibility.
• Securitatea dispozitivelor și credențialelor — Client / Utilizatori — Obligație de notificare imediată.
• Disponibilitatea ANAF/PIS/băncilor — Furnizorul respectiv — Exclusă din SLA FinStream.
• Retenția evidențelor FinStream — FinStream — Conform politicii de retenție și legal hold.

Anexa 3 — Surse normative principale

Lista este informativă. Termenii vor fi interpretați conform legislației în vigoare, inclusiv modificărilor ulterioare.

• Legea nr. 209/2019 privind serviciile de plată: https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/219736
• Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR): https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
• Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (eIDAS), forma consolidată: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2014/910/2024-10-18/eng
• Codul civil român: https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/175630
• Legea contabilității nr. 82/1991: https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/1576
• Legea nr. 365/2002 privind comerțul electronic (relevantă pentru încheierea electronică a Termenilor)
• Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal și protecția vieții private în sectorul comunicațiilor electronice